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电子政务信息管理平台方案

人气: 发表时间:2017-06-13 18:51

  现有办公信息没有有效工具进行管理和利用,使信息利用率低下,查询效率低。信息时效性差,公文处理沿用手工方式,流转过程迟缓,且收阅的时间不能做到一致。信息孤岛现象严重,各处室现有信息分别保存,信息不能共享。
  在行政机构中,处室是办公的主体,现在信息系统建设主要是跨处室的大系统的建设,由于投资大,需求变化多,往往造成使用效果不佳。
IT141信息管理平台,投资少见效快,利用率高。基本形式是由1台或2台服务器,加上若干PC机构成各处的局域网,主要用于内部的文件管理和与所管理企业进行报表接收及文件传递。同时,领导可以分别看到各处室的信息。 
 
方案特点
  1. 简单、易用
  只要通过浏览器,就能使用,帮助工作部门轻松建立Intranet应用体系,客户端全面支持浏览器,可以通过浏览器得到各种信息服务。系统设置方便,操作简单,无需复杂的培训,就可以熟练掌握。信息管理平台提供了完善的帮助文件,是迅速了解和灵活运用的方便利器。
  2. 功能强大、全面组织、快速实施
  办公自动化解决方案以办公处理为基础,充分考虑了行业发展中常规性的和可变性的因素,为企业提供了全方位的多层面的应用服务,满足机关处室现有的应用需求,符合企业机关的办事特征和表现方式。 
  3. 经济、实用、高性价比 
  办公自动化解决方案把内部办公、外部网站内容管理、业务流程重组相结合,对各类资源综合管理,充分考虑降低系统对于硬件的要求,提供了较高的性价比。
  4. 功能模块化体系结构、标准兼容性、易于扩展 
  个性化定制:
  根据实际情况,定制合身的解决方案
  支持二次开发:
  可在信息管理平台的基础上进行定制开发,灵活扩展现有的应用功能。
  5. 开放交互,协作支持各种服务
  信息管理平台,采用了统一消息实时交互机制,与其他各种应用软件实现无缝挂接,协作支持各种服务。可有效的整合其他专用系统。
 
  大部分机构原来都建设有各种应用系统,比如MIS信息管理系统等。现在可以通过信息管理平台与各种后台数据库进行连接,并将信息发布到外部网上,不用编程可以对异种的数据库进行高级查询和远程控制。
 
方案简介
办公自动化解决方案支持灵活多变的业务应用,对不同隶属关系合理管理,帮助企业、机关、各事业单位,实现内部网络办公自动化和知识共享,对各类资源综合管理,构建信息化应用支撑环境。
 
(一)、辅助企业办公,使各项工作简单化、规范化、实用化
领导应用协助领导即可完成公文、督查督办、会议活动等事宜的审阅、批示工作。帮助领导合理管理时间,轻松地安排好的各种约会、会议安排、工作委托,快速查询部门业务情况。 
领导督促下属部门进行事件处理,查阅下属部门呈送过来或从业务系统汇总过来的数据、报表、文档等信息,对各类的公文作批示或签发,发出各种指示和督查事件的处理
公文管理实现收发文管理、督查管理、档案管理、签报管理、信访管理等公文管理。可根据业务规则和特定条件模式定制个性化流程;与Word,Excel等通用办公软件无缝连接,符合企业日常办公习惯。
在公文处理方面,由于公文的处理流程都非常的复杂,流程自定义,用户不能越级发送公文,除非得到授权。 
基本达到无纸办公,工作流程自动化,减少文件在运作过程中由于人为因素而造成的丢失。各部门之间规范文件处理流程,方便对文件处理过程的跟踪和监控。
局内各处室以及各分局直接上报本部门的信息、材料供领导参考、决策,及时了解各部门的工作动态,增进了部门间的交流与合作。
充分利用网络的特性,使得机关各部门充分共享办公资源和信息,又不互相干涉业务。
对企业机关日常形成的各类文件、档案以及其它资料信息等进行高效的分类管理。
项目管理企业机关每年都有大量的项目,需要申报、审批。项目管理,以合同的管理为主线,从项目的预研、立项、签约到履约进行全程跟踪和执行,实现对业务报表的统计分析。 
(二)、提供安全、及时、准确、全面的信息服务
内部信息共享有序地发布日常工作信息,提供信息的共享交流。
多种业务系统发布由于信息化建设程度不同,不同的业务系统可能使用不同数据库。使用数据库发布工具,可实现对异种数据库发布。
(三)、合理授权
合理授权是企业机关管理的核心。
企业机关需要对不同的权属人员采取不同的授权。比如内部办公人员、地方隶属机构、社会公众,需要各自不同的授权。由于采用了严密的授权机制,使得以企业结构为主线的授权方式和信息的流动的授权策略密切结合,使各种授权到位而不越位。 
(四)、内嵌一套紧密集成的信息安全、保密机制,为整个业务系统的安全运作提供有效保证
安全措施专网通信,内外网物理隔绝,网络安全技术,灾难备份
加密 防黑客 防病毒对数据采用非对称加密体制,采用端对端加密方式传输
口令管理只有具有合法身份的人才可以登陆系统
权限管理不同的用户只能访问被授权的功能模块
 
建立机构办公信息管理平台,辅助行政管理,提高工作效率,为领导决策服务,与下属各省市机构互连,实现有效的信息共享和信息交流。 
 
方案描述
IT 1for1应用系统解决方案由信息管理平台(安装在服务器端)、服务器端和客户端(只需要浏览器)三部分组成,整个系统安装、维护和升级简单,可扩展性极强。
 
方案描述
方案描述
服务器端 硬件环境 部门级服务器(万全2400C)
软件环境 数据库服务器 Microsoft SQL Server2000企业版
操作系统 Microsoft Windows 2000 Server 中文版&SP 1
WEB服务器 Microsoft Internet Information Server(IIS)5.0
邮件服务器(可选) Microsoft Exchange Server 2000中文版
应用软件 IT 1for1信息管理平台
客户端 硬 件 中档商用电脑(推荐逐日2000)
操作系统 Microsoft Windows 95、98/MeWindows NT Server/Workstation中文版4.0 (Sp3以上,推荐选用Sp5)Window2000 专业版/服务器版/高级服务器版(SP1)(建议)
应用软件 Internet Explorer 5 
服务 咨询服务:*协助用户进行售前的应用需求讨论与分析。*为用户提供方案与相关技术的售前培训。*根据用户的需求情况制定解决方案建议书。
实施服务:*安装与调试:由经过认证的专业工程师为用户提供针对方案的现场安装与调试,确保用户及时、顺利的应用。*应用培训:为用户提供1次针对方案的应用培训,保证用户快速上手、熟练应用。
运营服务:*技术支持:非现场支持与一年内4次上门支持,为用户免去使用中的后顾之忧。*在线支持:www.IT141.net为用户提供长期的在线支持,用户可获得软件的补丁程序与方案的培训教材下载。*定期回访:为用户的系统进行检查、诊断,保证用户的系统能够稳定、高效的运行。 
 
方案实施
IT141信息管理平台应用系统解决方案主要由IT141信息管理平台(安装在服务器端)、服务器端和客户端(只需要浏览器)三部分组成,整个系统安装、维护和升级简单,可扩展性极强,非常适合于企业局域网的应用和实施。下图为IT 141信息管理平台拓扑图:
 
 
经过多年的调查发现,适用于用户需求的应用系统都要经过定制和完善的阶段。IT141信息管理平台可以根据实际需求定制灵活的解决方案。方案的实施需要企业机关和的合力推动。
 
 
实施步骤:
第一、在组织内部搭建局域网硬件基础设施。
第二、安装操作系统平台(Windows 2000 Server+SP1、SQL Server 2000企业版、
Exchanger Server 2000)及It 1for 1信息管理平台;
第三、在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批、常用申请、会议管理、档案管理、信息采集、审批与查询等,以及各部门的日常业务等。在这一阶段,基本实现组织内部办公自动化。
第四、在Internet上建立外部网站,进行信息采集、发布,部门间公文交换,统一界面,为通过专网或者Internet网访问内部资源,提供权限和访问入口。进一步将办公自动化的范围进一步扩大到跨行业、跨部委。
第五、安装《 信息管理平台》(详见实施指导书之产品安装)
 
产品功能介绍 
行政管理 公文管理 协同工作 通用信息 远程管理 网站管理 平台管理
人事管理考勤管理资源管理 公文流转公文设计档案管理文件交换 日程项目通讯簿电子邮件轻型电子邮件 信息管理BBS在线会议消息中心 远程控制 网站内容管理 系统生成器系统管理器
 
 
第一节 行政管理
一、人事管理
 
人事管理系统提供了综合的人事管理,对员工从进入到离开单位全程的信息进行跟踪与管理。这些信息包括:员工的基本信息,工资福利信息,考核情况,奖惩情况,职务变动情况,技术职称和员工绩效等。
人事管理系统包括八个基本的功能模块:
员工基本信息:记录员工的一般信息
职务变动信息:记录员工的职务变动情况
员工奖惩情况:记录员工的奖惩情况
员工考核情况:记录员工的考核情况
员工工资信息:记录员工的工资信息
员工福利信息:记录员工的福利信息
技术职称信息:记录员工的技术职称信息
绩效分析:对员工在本年度的绩效进行直观的显示
 
二、考勤管理系统 
考勤管理系统为单位员工的日常考勤工作提供了一种便捷的网络化管理手段。它摒弃了传统的手工考勤方式存在的需要专用设备和介质、管理效率低、考勤信息不完整等种种弊端,充分利用现代计算机技术、网络技术和通讯技术,为单位员工登记考勤、领导查看考勤、有关部门统计考勤提供了一种先进的电子化手段。考勤管理系统是政府或企业无纸化办公应用的有机组成部分。
考勤管理系统由考勤登记、考勤情况查看和考勤参数设置等三个功能模块组成。在使用考勤管理系统之前,首先要由具有相应权限的人对考勤参数进行初始化设置,然后人们才能够使用考勤系统进行考勤登记。考勤查看功能是给那些具备一定权限的人员查看本单位全员考勤情况而设置的。 
考勤登记是每天工作开始前的第一项必做工作。为了方便使用,系统自动在"消息中心"中增加了考勤提醒功能,提示尚没有进行上班考勤登记的员工及时登记考勤。上班考勤登记完成后,相应的提示信息自动消失。
三、资源管理
政府机关或企业内部存在着各种各样的资源,这些资源分别有各种不同的属性。例如,如果按照资源的内在特质划分,可以包括交通工具、办公设备、会议室、办公耗材等属性;如果按照资源的使用特点划分,可以包括公共资源、个人专用资源、临时借(租)用资源和一次性消耗资源等属性。有效地对这些不同的资源进行管理,可以提高政府机关或企业内部资源的利用率,降低资源消耗,节约内部办公成本。 
资源管理系统从满足政府或企业内部对资源管理的实际需要出发,以传统的手工管理流程为依据,以电子化网络化管理方式为基础,实现了资源的网络化管理的全过程。
资源管理系统不仅实现了资源的在线登记,而且实现了资源的在线申请与调度,更重要的是它还为管理者及时了解本单位现有的资源状况和资源损耗状况提供了一种方便的手段。 
资源管理系统主要包括以下功能模块:资源申请、资源登记、资源类别管理、资源调度、已有资源查看、损耗资源查看。
第二节 公文管理
一、公文设计
传统的公文系统通常是一些固定模式,用以满足用户在某些方面的公文处理需求,并且其用户范围有限。这只能为办公应用提供局部的便利性,不能解决现代办公业务整体发展的需要。一旦用户的业务模式发生变化,就需要对系统重新改造和升级,无法灵活地适应多样的用户业务处理的变化,也不便于保护用户已有的投资。
工作流设计系统具备很强的适应性。它可以根据用户实际的业务处理需要,方便创建不同的工作流程,灵活地扩展各种应用,从而很好地适应了用户办公业务多样化的需要,保护了用户的投资。
作为公文运转系统的后台支撑,工作流设计系统主要负责建立一套公文流转的运转机制,为公文运转系统提供一个良好的驱动平台,保证公文的正常运转。
 
重要概念解释
工作流
工作的流程,为完成某项工作,由一个或几个人按照一定的规则和顺序共同完成工作的过程。
角色
工作流中工作人员的身份,这直接关系到工作人员在工作流中的工作和权限,例如,本文例子中拟文角色负责执行拟文任务,他则不能去做核稿的工作。 
角色担当者
担当角色的工作人员,具体设定受任务的影响,如果任务为多人完成,则需要排定工作人员的顺序。如果为单人完成,则不需排序。
角色权限
角色在工作流中所拥有的权限,受任务影响。例如本文例子中的拟文角色因为执行拟文任务,所以有开始新任务的权限,其他角色则没有此权限。
角色权限表 
权限名称 权限含义
开始新任务 具有启动新任务的权限
任务处理 在任务中对公文的处理权限,可以触发路由
任务跟踪 对处理过的公文可以跟踪它现在的位置即处理情况
文件归档 将公文归入历史档的权限
文件查询 具有对归档文件查询的权限
正文查看 具有对公文正文查看的权限
历史文件查看 具有对归档文件查看的权限
正文下载 可以下载公文的正文
正文上载 可以上载公文的正文,与下载的配合可完成正文的修改
删除公文 可以有删除公文的权限
任务回退 可以对下一步没有被处理公文进行回退
任务流程 可以查看当前公文的流经步骤
附件查看 具有对附件进行查看的权限
附件下载 可以下载附件
附件上载 可以上载附件,与附件下载配合可以完成附件的修改
历史文件处理信息 可以查看归档文件的处理信息
历史文件流程信息 可以查看归档文件的流程信息
历史文件正文查看 可以查看归档文件的正文
历史文件正文下载 可以下载归档文件的正文
历史文件正文上载 可以上载归档文件的正文
历史文件附件查看 可以查看归档文件的附件
历史文件附件下载 可以下载归档文件的附件
历史文件附件上载 可以上载归档文件的附件
任务
任务指角色在工作流中要完成的工作,整个工作流是由不同的任务组成的。不同的角色执行不同的任务,最终完成公文流转。
任务类型
任务的执行类型,分为串行和并行,串行即公文只能由一个任务流转到另一个任务,或由任务中的一个人流转到另一个人。并行即公文可以有一个任务流转给多个任务,或由任务中的一个人流转给多个人。 
目前只提供串行操作。
任务执行者
指任务的执行角色,在任务设计中用来制定任务是由哪一个角色来操作的。
执行人数
执行人数有一人和多人两种情况,一人是指当前任务由角色中的一个人即可以完成,多人是指当前任务是由角色中的所有人共同完成的,公文自动按照在角色中制定的顺序,在同一任务中将公文由角色中一个人流转给另一个人,角色中的最后一个人将公文发给下一个任务。
催办间隔、完成期限
催办间隔时任务监督、催办系统需要的参数,它会按照任务设计只的时间定时催促任务的执行者完成任务,完成期限是指任务的完成期限,即任务要在规定的时间内完成。(目前未提供该功能) 
任务处理历史查询
任务处理历史就是处理痕迹的保存,即操作者的所有操作的痕迹都会保存下来,可以通过权限设置来限制操作者对处理痕迹的查询。
在任务设计中,将所有的任务都放在任务处理历史查询权限栏中,可以设置此任务对那些任务处理历史具有查询的权限。
动作
动作是工作人员在完成任务之后采取的行为,它的最大作用就是触发路由,进而流转到下一个任务。
路由
路由是公文在任务间流动的桥梁,它连接着一个一个的任务,让公文沿着它流转到目的地。 
路由规则
路由规则是使用路由的条件限制。符合条件,就使用此路由,不符合条件,就无法使用此路由。
公文表格
公文表格可以解释为公文的处理表单,它显示在浏览器中由工作人员操作。
表格路径
表格要由设计人员设计完毕,再通过创建公文表格的表格路径将其选入,最后存入数据库中。
字段所有者
是指对字段有操作权限的角色。
字段所有者权限
是指角色对字段的操作权限,目前只有 读写 权限。
域的状态
域的状态是指字段在公文表格里的表现方式。有默认,只读和写入三种状态。默认状态指一般关系,工作人员对域的操作取决于工作人员对域对应的字段的操作权限。如果域的状态为只读,那麽工作人员对域只有只读的权限。如果域的状态为写入,工作人员对域对应的字段又有读写的权限,那麽工作人员就可以向 二、公文流转
公文处理在政府机构或企事业单位的日常办公业务中占有重要的地位。传统的处理模式主要以纸介质为主,为公文的传递、审批、归档、查询等带来了很大的不便。计算机技术、网络技术尤其是Internet/Intranet技术迅猛发展与普及应用,为信息的交流和共享、团队的协同运作提供了技术的保证,同时也预示着网络化移动办公时代来临。
公文流转系统充分利用Internet/Intranet的强大优势,通过建立Intranet模式的群件体系,为政府部门或企事业单位创建了一个协同办公的网络环境,使各种业务处理完全在网络环境下完成,提高了办公效率,增强了政府或企业的决策效能。
公文流转系统完全基于Web技术开发,并采用消息传递中间件,具有通用性强、效率高、易于使用、维护简单、安全性好等特点。它不需要复杂的客户端程序,用户只要使用Web浏览器就能够完成整个公文处理流程。
整个公文流转系统的后台是由工作流设计系统支撑的。
进入系统
在系统主界面左侧的树形功能目录中,选择[公文运转系统]ú[工作流运转],进入公文流转系统,屏幕上显示出[公文流转系统]主界面。
 
如图所示,公文流转系统的界面分为四个显示区域,它们分别是:
1. 位于界面左上方的模式选择区;
2. 位于界面右上方的功能选择区;
3. 位于界面左下方的目录分类区;
4. 位于界面右下方的内容显示区;
用户处理模式
在模式选择区,用户可以选择两种处理模式,一个是当前任务处理模式,用于正常办公时对任务进行处理,为用户的常用模式;另一个是历史处理记录查询模式。当然,每种模式下各个功能项的操作,都要求您有相应的操作权限。如果您没有操作权限,计算机将会自动给出提示信息。用户操作权限是由系统管理员在公文流转设计系统中设定的。 
目录分类区
在当前任务处理模式下,目录分类区以树形结构显示出所有的工作流程和用户任务;在历史处理记录查询模式下,目录分类区以树形结构显示出所有的工作流程和用户可以对历史记录所能进行的操作。
在当前任务处理模式下,[目录分类区]将显示出用户有权发起的所有新业务名称及其第一个任务的名称。如果用户没有发起新任务的权限,就表示他只能处理别人传过来的任务。
内容显示区
当用户从目录分类区选择某个任务或操作,或者在用户从功能选择区选择某项功能时,内容显示区将显示具体内容。
内容显示区有两种属性,分别用两种不同的颜色来区分?quot;白色"显示区为可读写区域,"灰色"显示区为只读区域。
功能选择区
功能选择区显示出合法用户所能执行的所有功能操作项。当执行某个具体任务时,用鼠标点击不同的功能项以进入不同的功能界面,此功能才可执行。用户的功能权限是由系统管理员在工作流设计系统中设定的。
 
用户功能描述
进入公文流转系统以后,功能选择区将显示出八个用户最常使用的功能操作项,它们是:任务信息、任务处理、任务历程、任务跟踪、任务回退、任务正文、任务附件、任务处理历史查询。
任务信息
当选择目录分类区中的某个任务时,点击功能选择区中的"任务信息",内容显示区会显示出您要执行的任务的一些基本信息,这些任务信息包括:
任务名称: 当前任务的名称
任务性质: 当前任务的性质
任务描述: 对任务的说明
任务处理
任务处理提供了对公文的处理界面。在正常状态下,点击功能选择区中的"任务处理",内容显示区将显示出该任务的公文模版。在公文模板中填写处理意见,然后提交保存,就完成了公文的处理。如果是公文拟稿人,除了可以在公文模板上录入公文的基本信息外,还可以选择添加公文的正文或附件。
在本公文流转系统中,所有公文正文和附加文件都采用附件的形式保存。公文正文或附件可以是任意格式的文件,比如WORD文档、压缩文件、图片等,从而极大地方便了您处理公文时的灵活性。
任务历程
任务历程用于记载工作流任务处理过程,比如任务的处理信息、任务的传递方向等。
任务跟踪
任务跟踪用于跟踪您所处理过的公文的当前状态,比如公文处理到了哪一步、当前的处理人是谁等。如果该公文已经归档,则任务跟踪结束。
任务回退
任务回退功能是专为出现异常情况提供的。在正常状态下,不显示"任务回退"按钮。在使用上面的任务跟踪时,如果出现可回退的任务,点击该任务后才会出现"任务回退"按钮。使用任务回退功能的原则是:您发现写错了公文或填错了处理意见;您对公文内容或处理意见要进行补充;您发现下一任务处理人出差或无法处理任务而您要换别人处理时,您可以使用任务回退功能。任务回退不是强制把任务回退到上一级任务执行人那里。比如,您将公文传给了下一任务执行人,而他此时打开了公文正在查看和处理,您就无法将公文回退,但您可以使用公文监督来和对方进行协调。 
任务正文
选择"任务正文"功能,在内容显示区显示出公文正文的名称。任务正文就是公文的正文。只有在您有相应的权限时,才能查看公文正文,下载并修改正文,然后将公文正文上载。 
任务附件
选择"任务附件"功能,在内容显示区显示出公文附件的名称。任务附件就是公文正文所附带的文件。只有在您有相应的权限时,才能查看任务附件,下载并修改附件,然后将附件上载。
任务处理历史查询
选择"任务处理历史查询"功能,内容显示区显示出当前公文经历的过程及每个过程中对它进行的操作记录。"任务处理历史查询"功能与"历史处理记录查询模式"下的查询功能不同,他是对当前任务流程具体操作的记载。
 
 
三、档案管理
档案管理系统是一个功能强大的档案信息电子化管理系统,它充分利用计算机和网络存储量大和速度快等特点,将堆积如山的机要文件、业务合同及技术资料变成电子文件,并结合纸介质的文档构建电子档案库,提供对文档和案卷的查询和借阅等操作的统一管理。 
电子档案库按照树形的结构有效的管理案卷和文件,它首先由多个案卷库组成,每个案卷库包含多个案卷,每个案卷中又包含多个文件。电子档案库中的文件既可以是电子文件,又可以是纸介质的文件。电子档案库提供了对文件进行分类存储和检索的支持,极大的提高了对文件和案卷的管理能力。
档案管理系统由八个主要功能模块组成,对电子档案库进行有机的管理,方便用户对案卷和文件的进行各种操作。这八个功能模块是:待组卷文件、案卷管理、案卷库管理、文件借阅、借阅管理、日志查询、已销毁文件、系统设置。 
 
档案管理流程图
 
 
 
四、文件交换
在日常办公应用环境下,同级之间、上下级之间需要交换大量的信息,而这些信息大多以各种各样的文件形式保存在个人计算机或者网络服务器上。信息的时效性要求信息所有者能够将信息及时传递给信息阅读者,同时信息的阅读者又能够及时方便地获取这些信息。如何在网络化办公的今天满足用户的这种需求,为用户提供一种方便灵活的文件交换手段,是许多应用方案提供商必须面对和解决的问题。
文件交换系统为政府和企业用户提供了一种局域网环境下简单易用的文件传递和文件共享功能。它不需要复杂的客户端及服务器端设置?quot;点击"之间就能够将合适的文件传递给合适的人。与先进的"消息"传递机制相配合,还可以及时将文件到达的信息通知到文件阅读者,从而减少了信息获取的不确定性,增强了信息交换过程中的"亲和力",很好地满足了信息获取时对时效性的要求。
文件上传
当您有文件需要传递给其他人阅读时,可以使用文件上传功能。文件上传功能可以将保存在您自己计算机上或者网络服务器上的文件快速、方便地传递给文件阅读者。
在您向别人传递文件的同时,消息服务器?quot;主动"地向文件阅读人发送一条消息,及时通知阅读人阅读新到的文件。
在系统主界面左侧的树形功能目录中,选择[文件交换]ú[文件上传],进入文件上传功能模块,屏幕上显示出[文件上传]主界面。
 
"文件上传信息说明:
收件人:文件阅读人,从下拉菜单内选择,必选项。每次只能选择一个收件人,如果将一份文件发送给多个人阅读,则需要分别给每一个人发送文件。
文件主题:与所传递的文件相关的主题信息,以便于文件阅读人在阅读文件内容之前对文件有一个概要性了解。
文件1~5:所要传递的文件,其中文件1是必选项,文件2~5是可选项,每次最多可以上传五个文件。单击"浏览…"按钮可以查找文件。对上传文件的格式没有要求。
完成上述信息的录入或选择以后,单击"开始传递文件"按钮以便传递文件,或单击"取消"按钮以取消上述录入的信息或做的选择,以便重新录入或选择。
文件上传成功以后,系统将给出提示信息。
 
 
文件下载
当文件阅读者收到新文件到达的消息后,可以通过文件下载功能接受并阅读文件。
在系统主界面左侧的树形功能目录中,选择[文件交换]ú[文件下载],进入文件下载功能模块,屏幕上显示出[文件下载]主界面。
 
[文件下载]主界面上显示出所有您接收到的文件信息列表,这些信息包括:
发件人:文件的上传者;
文件名称:所上传的文件名称,同时也是下载文件的超链接;
显示方式:下载并在本地以静态页面形式显示文件内容的超链接;
发布时间:文件上传的时间;
单击"文件名称"超链接,显示出文件下载对话框,可以选择处理文件的方式:"在文件的当前位置打开"或"将该文件保存到磁盘"
 
若选择"在文件的当前位置打开",则系统将自动调用合适的应用程序显示文件内容。
若选择"将该文件保存到磁盘",则显示文件保存路径对话框,您可以选择合适的位置保存文件以便以后阅览。
 
 
文件转发
当您需要将接收到的文件转发给其他人阅读时,可以通过"转发"功能来实现。
首先,通过[选择]复选框选择您希望转发的文件;然后,单击"转发"按钮,屏幕上显示出文件转发对话框:
 
从下拉菜单内选择转发文件的接收人,最后单击"确定"按钮,能够将选择的文件转发给选定的收件人。
 
说明 建议将不再需要的下载文件删除掉,方法是:在[文件下载]主界面,利用[选择]复选框选取要删除的文件,然后单击"删除"按钮即可。
 
 
第三节 协同工作
一、日程管理系统
日程管理是为管理工作计划和日程的工具,是网络化的记事本和工作助理。日程管理不但为个人的工作提供如计划、日记、提醒、查询的功能。而且为团队提供相互关联的日程,是协同工作的必不可少的工具。日程管理对时间资源进行规划,通过Web形式表现出来,无论是在办公室中还是出差在外,都可以通过日程管理了解自己的工作计划和其他人相关的工作计划,以合理安排工作。日程管理与项目管理(可以是日常工作项目,会议等的安排管理)紧密联系,可以参考部门的工作计划做出个人的时间安排。团队也可以根据个人的时间规划合理安排一些会议、业务等活动。
您可以快速、轻易的增加每天的计划安排,如约会和提醒。可以按日、按周、按月制定一个时期的工作计划。还可以给团队中的其他人发布协作工作的计划。
日程管理包括以下功能模块:日历、周历、月历、年历、新日程、公共日程、日程查询。
 
在信息管理平台预定义的政务系统和商务系统中,[工作计划]采用的是[日程管理]系统。
 
 
二、项目管理系统
在日常工作与生活中,我们无时无处不在与各种各样的项目打交道。项目管理构成了日常业务管理的核心内容。成功地对这些项目进行管理,是有效地开展日常业务、按计划实现业务目标、降低消耗的必然要求。
项目管理系统就是项目和业务管理的有效手段。简单地说,项目管理的过程就是以项目为中心制订项目计划,然后按计划工作。在整个项目管理的过程中,合理地划分项目的任务,制订详细的项目计划。并且,通过项目进度的查询,对项目的执行过程有效地进行监督与控制等,为成功地实施项目管理的提供了技术保证。
项目管理系统从实际的项目管理需要出发,以项目和项目中任务为主线索,确保项目信息的完整,又以时间为副线索,配合个人和团队的日程管理,将项目中的任务分派到每个人的工作时间中,完成项目的立项、计划、任务的建立与分配、进度监控以及项目完成情况的查看与统计等基本的项目管理过程。
项目管理系统包括以下四个基本功能模块:项目管理、新增项目、项目查询、项目类别。
 
提示 在信息管理平台预定义的政务系统和商务系统中,[部门计划]采用的是[项目管理]系统。
 
项目管理流程
 
 
三、通讯簿
通讯簿系统为政府机关或企业内部用户提供公共(内部)和私有(个人)通讯簿功能。它不仅能够创建公共通讯簿供单位内部用户浏览查询,这些公共的通讯信息可能包括内部员工、单位客户、上下级单位、同级单位等联系信息,而且能够按照不同的分类方式建立多个私有通讯簿,或者在某个通讯簿下面建立多级通讯夹,并在需要时方便地将私有通讯簿内的信息设为公有属性以供其他人查看。这种设置是有选择的,即可以选择能够看到这些私有通讯信息的人员。
在提供了通用的通讯簿功能的同时,通讯簿系统还把联系人的电子邮件地址作为基本通讯信息的一个有机组成部分。这样,在您查询到某人的通讯信息的同时,您就可以方便地向他(她)发送电子邮件,使用非常方便。
另外,通讯簿系统自动提取您最常使用的五个联系人,将他(她)显示在您的面前,更便于您的通讯联络。
通讯簿系统充分考虑到了您的使用要求,不仅功能完备,而且操作简单、易学易用。
四、电子邮件
电子邮件系统是基于Web的E-mail管理软件,用户不需要电子邮件客户端软件,只要通过访问到本系统的浏览器就可以在任何时间、任何地点访问他们的邮箱。 
电子邮件系统支持通用的Internet邮件协议,可以运行在任何邮件服务器上。只要这些服务器采用标准的邮件协议(POP3,IMAP,SMTP),就可以使用电子邮件系统,为用户在Web界面上提供收发邮件和管理邮件等电子邮件软件的操作。
电子邮件系统与信息管理平台无缝集成在一起,内部用户只要登录系统,无需再输入电子邮件账号和密码,就可以访问他们的邮箱,使用非常方便。
电子邮件系统主要由以下功能模块组成:接收邮件、发送邮件、查询邮件、服务器设置。 五、轻型电子邮件
轻型电子邮件系统是一套功能全面完整的小型电子邮件服务器系统,它不需要第三方的邮件服务器,只要进行简单的配置便可独立运行,特别适合于政府部门和企事业单位内部使用。
轻型电子邮件系统基于Web方式设计,并与信息管理平台完美地集成在一起。用户只要能够登录内部信息系统,就可以使用Web浏览器在任何时间、任何地点访问他们的邮箱。
由于采用了标准的Internet邮件协议,轻型电子邮件系统不仅在内部用户之间实现了邮件收发功能,而且还能够实现内部用户与Internet用户之间的邮件传递与交换。统一标准的访问入口大大方便了内部用户的使用。
轻型电子邮件系统主要包括以下功能模块:发送邮件、接收邮件、地址簿、pop3服务器设置、smtp服务器设置、在线帮助。
 
第四节 通用信息
一、消息中心
网络化的协同办公环境为人们高效率地工作提供了必要的条件。由于网络化办公以电子化信息、网络化传输、自动化处理和数据库存储为主要特征,人们能否透过系统快速方便地获取信息,及时灵活地处理各种任务是检验系统是否易用、好用、适用的主要标准之一。
传统的办公自动化系统所产生的大量任务信息分散在各个功能模块内,人们为了获取这些信息以便及时完成各种任务,不得不打开一个又一个的系统模块,进入各个系统内部去主动查询这些信息,对使用者来讲这既不友好,无形之中又增加了系统使用的复杂性。 
作为信息管理平台的信息集散地,消息中心为系统内用户获取各种消息提供了统一的入口。通过这个统一入口,各个系统模块产生的与您密切相关的各种消息会主动呈现在您面前,您再也不必费力地深入到每个模块中去就可以看到全部系统的消息,并通过消息中心直接找到信息源,"点击"之间便可轻松地浏览各式信息,完成各样工作。
 
二、信息管理系统 
在政府机关和企事业单位的日常办公中,广泛存在着大量的信息。通过对这些信息属性的深入分析,信息管理平台将它们归类成普通信息、新闻信息和滚动信息等三种不同的形式,分别提供相应的管理手段,即信息管理系统。
信息管理系统为用户提供了一个信息管理与信息共享的平台。用户可以按照不同的性质对信息归类,然后通过信息管理系统将它们分别发布到相应的栏目中,实现信息交流与共享的目的。
针对不同性质的信息,信息管理系统提供了信息发布、信息浏览、信息维护和个性化设置等四个基本功能。
信息管理平台充分考虑到了人们获取信息的不同方式,除了允许有信息浏览权限的用户直接在信息发布栏目下获取本栏目的信息之外,还内置了四个功能模块以方便人们对发布信息的浏览。这四个功能模块是:全部栏目全部信息、全部栏目权限信息、权限栏目全部信息和权限栏目权限信息。用户可以根据需要对它们加以选择。 
本章将对普通信息的管理进行详细说明,用户可以参照这些说明进一步学习新闻信息和滚动信息的管理操作。
 
提示 在信息管理平台预定义的政务系统和商务系统中,[规章制度]采用的是[普通信息]管理系统,[公告栏]采用的是[滚动信息]管理系统。
 
 
三、BBS讨论组
BBS论坛系统是互联网一种极为常见的互动交流服务,用于向人们提供开放性的分类专题讨论区服务,大家可以在此发表自己的某些观感、交流某些技术、经验乃至人生的感悟与忧欢。
作为一种小型的BBS论坛系统,我们将BBS讨论组这种喜闻乐见、被大家广泛接受的交流形式引入到了系统内部,旨在为政府或企业内部员工提供一种网上交流的渠道和手段。
BBS讨论组系统具有系统资源占用少,操作简单,界面友好的优点。
 
提示 在信息管理平台预定义的政务系统和商务系统中,[业务讨论]采用的是BBS讨论组]。
 
四、在线会议系统
座谈会、讨论会、交流会等会议组织形式在政府机构和企事业单位的日常工作中具有普遍的意义,它们对于组织内部统一思想认识、协调工作、加强思想的交流与沟通具有重要的作用。然而,传统的会议组织方式受到诸多条件的制约或限制,比如会议室是否被人占用、参会人员是否出差在外、距离较远的参会人员是否能及时赶到,等等。因此,这样的会议组织形式不仅效率低、开会时间保障性差,而且还存在着参会人员的时间、费用浪费的缺点。
在线会议系统充分利用计算机网络的优势,通过网络虚拟再现了现实的会议场景,并满足了随时、随地召开会议的要求。它不受现实中会议室资源的限制,可以根据需要建立不同的会议室,并对这些会议室进行归类。同时,它不仅能够实现传统的会议发言、讨论等功能,而且还可以实现传统的会议组织中不能或不好实现的功能,比如自由选择讨论对象私下讨论、开会过程中给个别人留言等,而且保密性更强。
 
第五节 网站内容管理系统
随着互联网应用的普及和互联网内容的增长,网站内容制作已经不属于网络的技术范畴。互联网站完全成为一种媒体,其运营方式也基本等同于普通媒体,所以,网站内容管理需要脱离原始的技术工具,进入一个协作化信息远程写作、远程录入、远程审批、远程发布等环境。
网站内容制作也如同报纸等媒体中的编辑部一样,只作内容的采编制作,而编辑好的内容如何制作合成页面、页面如何发布,都可以由网站内容管理系统实现。网络技术只是手段,内容才是根本。这样,内容提供商就不必去考虑网络技术问题,真正将精力放在内容的管理上。
在网站实际运行中,其内容管理一般采用下面的流程:
 
其中,栏目的规划设计是内容的构架,编审人员的组织是实现内容构架的保证。在编审人员中,有主编、责任编辑、编辑记者、美工等职位,不同的职位负责不同的工作内容。栏目规划完成后,即可进行日常的业务,即每天的新闻和文章的采编与发布。
网站内容管理系统将上面的业务流程重新进行优化组合,采取了两种管理形态来实现实际的管理过程。这两种管理形态是:系统级管理和日常业务管理。 
系统级管理实现了以下业务流程:
栏目规划à编审人员组织à版面设计
日常业务管理实现了以下业务流程:
文章采编à文章审批à文章发布
系统级管理相对繁琐一些,并且含有一定的技术含量,需多层次人员参与,但因为是初始化工作,一次完成后,不必经常进行,所以只是在建站初期进行。如网站创建初期需要网站的策划人员建立起采编人员结构,并同页面制作人员、美工人员一同建立网站的栏目结构、栏目风格等,形成页面模板,建立网站运营方针和策略(如每年或每季修改一次页面风格等)后,就完成了系统初始化工作,开始进入日常业务。 
日常业务管理是网站各栏目采编的人员进行网站内容的添加、修改、审核、发布的一系列活动。日常业务是可计划、可量化、可管理可统计的工作,通过网站内容管理系统的管理,可以管理这些业务的流程和数据统计,使网站的日常业务更加有序化,减少错误的产生,提高了信息发布的质量。
 
 
第六节 远程管理
作为系统管理员或者有相应权限的操作者,有时需要对服务器端的各类文件进行维护操作,以便于系统在良好的状态下运行。
传统的维护方式需要系统管理员或者直接对服务器进行操作,或者利用操作系统或第三方提供的实用程序,比如FTP、Telnet等,实现对服务器的远程管理与维护。这样做不仅受到物理条件的限制,操作也不直观,况且还存在着安全漏洞。
远程控制系统为用户提供了一种直观、易用的对服务器端文件进行维护的手段。客户端只要使用Web浏览器,就可以对服务器端的文件进行操作;通过编辑、上传、下载源代码文件,还能够方便地实现对服务器端应用系统的远程维护操作。由于采用了标准Web浏览器,不仅操作简单,而且可以方便地实现远程办公和移动办公的需要。 
进入系统
作为系统管理员或者有相应权限的操作者,进入内部系统以后,在屏幕左侧显示出来的树形系统功能列表中,可以看到[远程控制]系统。选择[远程控制],显示出远程控制系统主界面。
 
远程控制系统的表现形式类似于文件管理器。操作界面分成左右两个区域,左边显示磁盘和目录树结构,右边显示选择的磁盘或者目录下的文件列表。
 
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